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2024/4/8

歓迎会シーズン復活!飲食店従業員が押さえておきたい団体客向け接客術

春の歓迎会シーズンが到来しました。コロナ禍の影響で、ここ数年は大人数での会食を控える人が多くなっていましたが、今年こそは宴会で盛り上がる人も増えそうです。飲食店従業員は、歓迎会で来店されるお客さまに楽しんでもらうためにどのような気配りができるでしょうか。予約の受け方や当日の動き方まで、団体客向けの接客ポイントを紹介します。
ビジネスマンが居酒屋で乾杯 画像素材:PIXTA

予約時から幹事と連携体制をつくる

歓迎会などの団体利用の接客は、幹事から予約や問い合わせを受けたときから始まります。幹事から「このお店を選んで良かった!」と感じてもらえるよう、予約時から信頼関係を構築することを目指しましょう。

■団体予約受付の専任者を決める

宴会シーズンが始まるまでに、団体予約を取り仕切るリーダーを決めるとよいでしょう。専任者を立てることで間違いや確認漏れが防げるほか、予約状況が集約されるのでお客さまの要望に合わせて臨機応変な提案ができるというメリットもあります。

■うっかりキャンセルを防ぐため、予約時にお声がけする

「予約日を間違えていた」「仮予約のままキャンセル連絡を忘れていた」というようなお客さまのうっかりミスを避けるには、予約時のお声がけが大切です。「ご予約日から◯日前に確認のお電話を差し上げております」「仮予約ありがとうございます。本予約はいつ頃に決定しますでしょうか?」といった声かけで、ご予約日までに確認の連絡ができる状況をつくっておきましょう。

■キャンセルポリシーを明確にする

団体予約のキャンセルに備えたリスクヘッジとして、あらかじめキャンセルポリシーをお伝えしましょう。前日、当日のキャンセル料や、人数変更の取り決め、当日の予約時間から◯分経過でキャンセル扱いとするなど明文化し、WEB予約の場合は確認メールに記載を、電話予約の場合は口頭での説明を徹底します。

乾杯前に幹事と打ち合わせを行う

当日は幹事に少し早めに来店してもらい、事前に打ち合わせができると歓迎会の進行サポートがしやすくなります。以下のような質問をして、宴会の全体像を把握し、幹事をサポートしましょう。
事前打ち合わせ 画像素材:PIXTA

■事前打ち合わせのチェックリスト

・宴会の目的はなにか?
・主役、重役、幹事はどこに座るのか?
・挨拶、スピーチ、余興、中締めなどのプログラムはあるか?
・未成年者はいるか?

また、なるべく早く乾杯するために、ファーストドリンクのオーダーには気を遣いたいところです。事前打ち合わせで「まずはビールと烏龍茶をすぐにお出ししましょうか?」と幹事へ提案し、スムーズなスタートを誘導すると良いでしょう。

料理提供のタイミングは宴会の進行に合わせる

挨拶や余興の最中に料理をサーブしてしまうと、場の空気を壊してしまいます。予定しているプログラムと実際の進行状況を照らし合わせて、キッチンスタッフと連携し、適切なタイミングでできたての料理を提供できるように調整しましょう。

未成年者が参加する歓迎会では、酒類の提供に注意する

未成年者がいる場合は、酒類の提供に細心の注意を払いましょう。未成年者に酒類を提供してしまうと、事業者に対して50万円以下の罰金が科されます。

■間違えて未成年に酒類を提供しない工夫

・満20歳以下のお客さまをあらかじめ把握する
・ノンアルコールドリンクにはストローや色付きマドラーを添え、酒類と区別する
・ドリンクは1人ずつオーダーを聞き、それぞれ手渡しする

「宴会担当スタッフ」の先回り接客で、お客さま満足度が向上

学校や職場の近くで行う歓迎会はリピート来店に繋がりやすく、新しいお客さまを掴むチャンスでもあります。幹事にも参加者にも満足してもらうには、先回りした接客がカギになります。

乾杯をスムーズに行うためのファーストドリンク提供の工夫や、会の進行を妨げない料理提供はもちろん、中間バッシングでグラスの空き状況を見てオーダーを取ったり、おしぼりや皿を交換したりと、お客さまがコミュニケーションに集中するための黒子としての立ち回りが求められています。

ある飲食店では、宴会特有の流れを熟知した「宴会担当スタッフ」を任命しているそうです。ご来店時に幹事と名刺交換し、来店のお礼メールを差し上げるなど強いリレーションシップで、次の宴会開催時には指名予約されることもあるとのこと。宴会特有の流れを熟知した「宴会担当スタッフ」の存在がお客さまの満足度に直結しています。

歓迎会などの大人数での会食では、少人数での会食とは異なる接客スキルが求められています。大人数で来店されるお客さまが喜ぶポイントを考え、実践していきましょう。